Lyckad satsning på digitalisering i kommunerna fortsätter

Medborgarnas och företagarnas krav på kommunernas sätt att kommunicera med omvärlden är höga. Alla kommuner står idag inför utmaningen att effektivt tillhandahålla välfärdstjänster till medborgare och företagare som bor och är verksamma i kommunen. Digitaliseringen ger nya möjligheter att ordna verksamheten mer effektivt. För att få full utväxling av de möjligheter som digitalisering ger behöver de interna processerna i kommunerna utvecklas så att de drar full nytta av de nya potentialerna. Lyckas detta blir resultatet en effektivare verksamhet med hög kvalitet och nytta för kommunens medborgare och företag.

Regionalt samarbete ger resultat
Regional samverkan kring digitalisering har tidigare visat sig vara en framgångsfaktor. I Västernorrlands kommuner med omnejd har man samarbetat i projektet eSamverkan. Projektet tog under första etappen mellan 2014-2016 fram sex kommungemensamma e-tjänster och utöver dessa även 30 kommunspecifika e-tjänster. Nu tar man samarbetet vidare genom uppstarten av eSamverkan etapp II. En målsättning för projektet är att så mycket som möjligt ska kunna skötas digitalt och automatiskt. Vardagen ska förenklas för invånare och företag vilket leder till nöjdare invånare, större måluppfyllelse och att digitala tjänster används i högre utsträckning.

Digitaliseringen påverkar också kommunernas sätt att ordna sitt arbete. Inom ramen för projektet får kommunerna stöd i att utveckla sin organisation för att bättre kunna ta vara på de nya möjligheterna. En liten kommun har därför inte lika svårt att klara omställningen på egen hand. Kommunerna som nu deltar i eSamverkan är Sundsvall, Härnösand, Kramfors, Timrå, Sollefteå, Örnsköldsvik, Ånge, Nordanstig och Hudiksvalls kommun. Genom att dessa nio kommuner arbetar tillsammans och involverar medborgare och näringsliv i olika gemensamma aktiviteter höjs kompetensen och strategiska nätverk skapas och stärks.

Öppen kod ger utvecklingsmöjligheter
eSamverkan arbetar med öppen källkod i systemet Open e-platform vilket gör att det skapas möjlighet för andra kommuner, eller andra aktörer, att bygga vidare på den infrastruktur som kommunerna tar fram. Den digitala infrastruktur som byggs under projektet kan även nyttjas av näringslivet som i sin tur kan bygga tjänster och skapa nya möjligheter. Utvecklingen av kommunala e-tjänster möjliggör också för företag att i större utsträckning verka från landsbygden då kommunala tjänster för företag digitaliseras.

eSamverkans övergripande mål för etapp II
De övergripande målen för etapp II är att:
• öka attraktiviteten för företag och privatpersoner att bo och verka i regionen
• erbjuda företag och privatpersoner fler digitaliserade lösningar
• bidra till en snabbare och mer omfattande e-utveckling och digitalisering inom samtliga kommuner
• öka möjligheter för medverkande kommuner att kontinuerligt arbeta med förbättringar och effektiviseringar med hjälp av digitaliseringens möjligheter

För att så effektivt sätt som möjligt nå målen organiseras arbetet i sex delprojekt. En kort beskrivning av delprojekten:

1. Välkommen hit
Platsens attraktivitet är en allt viktigare faktor för att attrahera människor och företag. Det handlar om att locka företag och investeringar till kommunen och att inbjuda nya invånare, kompetenser som efterfrågas av näringslivet och inte minst att få ökade skatteintäkter.

2. Automatiserade och digitaliserade ärendeflöden
Den kommunala effektiviteten och förmågan att möta framtida demografiska utmaningar kräver effektiva ärendeprocesser. Antalet automatiserade och digitaliserade ärendeflöden inom den kommunala verksamheten är mycket få och det är här kommunernas stora potentiella förtjänster finns.

3. Verktygslåda för digitalisering
Medverkande kommuner har mellan 2011 och 2016 fått en hel del erfarenheter kring verktyg, metoder och modeller för att arbeta med effektiv digitalisering. Att ge kommunerna tillgång till stöd i form av en ”verktygslåda” för digitalisering kommer att vara ytterligare en pådrivare för digital övergång inom den kommunala sektorn.

4. Samverkan och samverkansstrukturer
Flera kommuner i eSamverkan har inte egna resurser att driva digitalisering. Det krävs därför andra arbetssätt för att överbrygga skillnaderna i förutsättningarna. Genom att samverka kan kommunerna dela resurser och kompetenser för att nå önskad utveckling till lägre kostnad.

5. Behovs- och tillgänglighetsanpassad webbkarta
Att ha tillgång till en webbkarta med detaljerade geografiska data har blivit en alltmer viktig funktion i e-tjänster. Utmaningen ligger i att ta denna funktion och tillgängliggöra den på ett användarvänligt sätt till alla typer av enheter. Tjänsterna utförs i många fall på smarta telefoner och surfplattor.

6. Utvecklingsstöd, förvaltning och digitalisering
Idag kan inte en likvärdig service och digital tillgänglighet uppnås för medborgare och företag i regionen. Mycket tid läggs på onödigt pappersarbete och medarbetare administrerar stora volymer av pappersflöden. Detta arbete kan till stor del ersättas med e-tjänster. I andra situationer kan fördelen vara att arbeta med standardiserade digitala samordningar med verksamhetssystemen för en högre nytta.

Projektets tidsram
Projektets andra etapp är startat från och med 1:a oktober 2016 och löper fram till sista december 2017. Digitalisering är dock inget som kommer att vara ”klart” vid projektets slutdatum. Utvecklingen går med hög fart och arbetet lär fortgå även efter projektets slut. Fler kommuner runt om i landet har visat intresse för eSamverkan och Open e-platform. Strukturer för att långsiktigt arbeta tillsammans finns och är etablerade, både organisatoriskt som ekonomiskt.

eSamverkan är en vidareutveckling av ett tidigare samverkansprojekt, RIGES, som pågick mellan 2011-2014. RIGES utvecklade plattformar och tolv e-tjänster för företag och allmänhet kring att söka bygglov på nätet, lättare hitta information samt använda kommunernas kartverktyg. Idag används plattformen, Open e-platform, av drygt 30 kommuner i Sverige. RIGES var dessutom inspirerat av ett tidigare INTERREG-projekt kallat PIKE.


Kontakt


Aurora Lindberg
aurora.lindberg@kfvn.se
070-580 33 38

eSamverkan på webben

esamverkan.nu

Nyhetsbrev